PENGURUSAN

KURSUS ASAS PENGURUSAN

Nota ini untuk Pengurusan dan Profesional (P&P)

Kursus Asas Pengurusan adalah kursus wajib bagi pelajar-pelajar di dalam jurusan pengurusan dan juga bagi pelajar-pelajar yang ingin mengambil kursus pengurusan peringkat maju. Kursus ini dibentuk untuk memberi pengetahuan secara menyeluruh berhubung dengan peranan, tugas, dan tanggungjawab seorang pengurus di dalam sesebuah organisasi, tidak kira sama ada organisasi swasta atau kerajaan.

Bidang pengurusan adalah satu bidang yang luas merangkumi aspek-aspek ekonomi, sains politik, psikologi, sains matematik, dan sains pengurusan. Pelajar-pelajar di dalam jurusan pengurusan seharusnya didedahkan kepada pengetahuan tersebut sebelum mereka mendalami bidang pengurusan.

Buku Asas Pengurusan ini ditulis berdasarkan kepada keperluan pengetahuan asas di dalam pengurusan. Ia mengandungi dua belas bab yang merangkumi pengenalan kepada fungsi-fungsi pengurusan, aspek-aspek pengurusan yang cekap dan berkesan serta faktor-faktor yang mempengaruhi urusan dan aktiviti sesebuah organisasi.

Saya tidak menafikan bahawa terdapat beberapa kekurangan atau kelemahan dari segi skop, kandungan, dan huraian di dalam buku ini. Namun demikian, buku ini dapat membantu pelajar-pelajar untuk memahami aspek-aspek pengurusan secara umum dan menyeluruh, dan dapat memberikan pengetahuan asas pengurusan di dalam pengajian pengurusan.

Segala teguran, pandangan, dan komen berkenaan dengan penulisan buku ini akan saya jadikan sebagai pedoman penulisan pada masa akan datang.

Terima kasih.

JUHARY ALI

September 1987

1.1 HUBUNGAN ANTARA ORGANISASI DENGAN PENGURUSAN

Sebelum seseorang itu meninjau dengan lebih mendalam tentang konsep pengurusan secara menyeluruh, eloklah sekiranya seseorang itu memahami dengan lebih jelas tentang organisasi dan ciri-cirinya. Kefahaman yang mendalam tentang konsep organisasi itu penting kerana pengurusan dan organisasi merupakan satu hubungan yang tidak dapat dipisahkan. Wujudnya sesebuah organisasi itu sama ada organisasi kecil atau besar, swasta atau awam memerlukan pengurusan atau pengendalian aktiviti-aktiviti organisasi.

1.1.1 Definisi Organisasi

Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan lain bagi mencapai matlamat individu, kumpulan, dan organisasi.

Definisi di atas menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah organisasi: organisasi sebagai satu unit sosial, penyatuan usaha, dan hubungan antara seorang individu dengan individu yang lain.

1.1.2 Organisasi sebagai Unit Sosial

Apabila organisasi itu dianggap sebagai unit sosial, ini bermakna ia mempunyai beberapa orang pekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk menjalankan sesuatu tugas. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu dengan lain bagi menyiapkan sesuatu tugas itu. Sekiranya mereka ini menjalankan tugas tanpa memerlukan perkhidmatan dan kerjasama daripada pihak lain, sudah tentu tugas yang dijalankan itu tidak dapat disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada dari segi masa, kualiti, kuantiti, dan penentuan-penentuan lainnya.

1.1.3 Penyatuan Usaha dan Hubungan di Kalangan Pekerja

Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha mereka supaya mencapai matlamat yang dikehendaki. Sekiranya tidak ada perpaduan di kalangan pekerja, sudah tentu organisasi itu tidak dapat menjalankan aktivitinya dengan berkesan dan sempurna. Keadaan organisasi akan menjadi kucar-kacir tanpa sebarang haluan yang tertentu. Penyatuan usaha hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi bagi menjamin pencapaian yang telah disenaraikan. Hubungan di kalangan kakitangan dapat menjamin organisasi itu bergerak dengan sempurna, tersusun dan berkesan. Penyelarasan melalui peraturan dan prosedur yang dibuat dapat meningkatkan hubungan antara satu fungsi dengan satu fungsi yang lain dan antara individu dengan individu yang lain.

1.2 CIRI-CIRI ORGANISASI

1. Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang tersendiri. Misalnya, sebuah universiti seharusnya melambangkan tempat untuk menimba ilmu, sebagai sebuah pusat penyelidikan, dan juga sebagai sebuah institusi yang memberi perkhidmatan dan sumbangan kepada masyarakat sama ada dalam bentuk bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran dan pembelajaran lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah menara gading, universiti hendaklah memainkan peranan yang diharapkan oleh masyarakat kampus khususnya dan masyarakat awam amnya. Dengan demikian fungsi sesebuah universiti itu didapati berbeza dengan organisasi-organisasi lain yang mempunyai objektif tertentu.

2. Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi kecil atau besar, ia mempunyai hierarki atau tingkat autoriti. Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasi kecil dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilangan hierarki (tingkat) aktiviti dan bilangan kakitangan pengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besar mungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dan setiap tingkat autoriti itu akan mempunyai lebih daripada tiga atau empat pegawai yang bertanggung-jawab kepada ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi lagi.

3. Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan atau bahagian yang diwujudkan. Pada umumnya, organisasi pembuatan mewujudkan bahagian-bahagian seperti bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di bahagian pentadbiran, terdapat beberapa unit lain seperti personel, pemasaran, dan kewangan. Organisasi yang mempunyai tiga bahagian itu beroperasi secara pembahagian kerja mengikut tanggungjawab yang tertentu.

4. Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan dengan lebih teratur seperti yang dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan, penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan aktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.

Keempat-empat ciri yang disebutkan di atas hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi. Penentuan sama ada organisasi itu berkesan, efisien atau tidak, bergantung kepada sejauh mana keempat-empat ciri itu diseleng-garakan, disusun, dan diamalkan.

1.3 APAKAH YANG DIKATAKAN PENGURUSAN?

Apabila organisasi telah diwujudkan mengikut keempat-empat ciri seperti yang diterangkan di atas, masalah yang akan timbul ialah bagaimana organisasi itu harus diuruskan dengan sempurna, berkesan dan mencapai matlamat yang dirancangkan. Tanpa pengurusan yang betul, pelbagai masalah mungkin akan timbul, baik dari segi kewangan, pemprosesan, dan inventori hinggalah kepada masalah peribadi di kalangan para pekerja.

Kita pernah mendengar dari media massa tentang beberapa organisasi perniagaan khususnya, yang telah gagal bukan semata-mata kerana masalah persaingan tetapi juga disebabkan oleh pergolakan di dalam organisasi itu sendiri seperti tidak ada persefahaman antara pihak atasan dengan peringkat bawahan, perancangan dan ramalan yang tidak tepat, pembaziran sumber atau penyusunan struktur yang mengelirukan.

Pengurusan, pada amnya dapat didefinisikan seperti berikut:

1. Pengurusan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

2. Pengurusan sebagai proses pengarahan, penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi organisasi untuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.

Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan dari segi bilangan dan jenis fungsi pengurusan, tetapi kedua-dua definisi itu mengandungi perkataan "proses" dan "matlamat". Ini bermakna, dua aspek penting di dalam pengurusan ialah:

1. Pengurusan sebagai proses: Menjalankan kerja secara sistematik serta memerlukan hubungan tertentu antara satu aktiviti dengan satu aktiviti yang lain.

2. Mencapai matlamat organisasi: Apabila aktiviti organisasi itu berjalan dengan teratur dan berhubung atau membantu antara satu dengan lain, maka matlamat organisasi itu dapat dicapai. Matlamat organisasi dapat berbentuk kualitatif (subjektif) atau kuantitatif (objektif).

1.4 PROSES PENGURUSAN

Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada beberapa fungsi bergantung kepada cara kita mengelaskan fungsi-fungsi perancangan, penyusunan, penyelarasan, penstafan, dan pengawalan. Pada amnya, fungsi pengurusan dibahagikan kepada empat sahaja, iaitu perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan.

1.4.1 Perancangan

Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara yang perlu dipersoalkan adalah seperti berikut:

1. Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh sesebuah organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi tersebut dan prestasi yang diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan keuntungan dan lain-lain.

2. Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas, organisasi perlu mencari jalan (strategi) untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti yang diharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan akan membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang meliputi perletakan harga, perluasan pasaran atau perbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaing dengan pihak luar.

3. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur program atau projek mengikut strategi yang berasaskan matlamat organisasi.

1.4.2 Penyusunan

Penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan penstafan (proses pengambilan kakitangan). Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti (pemasaran, kewangan, pemprosesan dan lain-lain), tingkat (hierarki) autoriti, penyelarasan melalui peraturan dan dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputi perancangan sumber manusia, pengambilan dan pemilihan kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, sistem pampasan (gaji, upah, dan faedah), program peningkatan produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan kakitangan, dan program kebajikan dan perkhidmatan kakitangan.

1.4.3 Pengarahan

Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur dan sempurna dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat ini faktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan.

1.4.4 Pengawalan

Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi telah dicapai mengikut perancangan; masalah dalam penyusunan dikenal pasti dan langkah tertentu diambil; faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi perhatian dan diawasi.

1.5 MENGAPAKAH PENGURUSAN?

Pengurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kira sama ada organisasi itu kecil atau besar, swasta atau badan kerajaan. Fungsi pengurusan bukan saja merupakan tanggungjawab seorang pengurus besar atau pengarah tetapi juga tanggungjawab penyelia atau ketua bahagian yang berada di dalam organisasi.

Kita pernah mendengar kata-kata seperti: "Masalah yang timbul itu adalah dari pihak pengurusan... ". Pernyataan seperti ini dimaksudkan kepada mereka yang menduduki tingkat atas di dalam organisasi, padahal kelemahan dan masalah yang timbul itu berpunca dari semua pihak pada peringkat pengurusan. Dalam konteks pengurusan, pengurus dimaksudkan kepada mereka yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang lain pada semua peringkat.

Setiap pengurus mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tertentu, antaranya:

1. Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam organisasi yang mengawasi aliran kerja serta menyatupadukan semua unsur organisasi. Mereka mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah orang lain yang berada di bawah tanggungjawabnya.

2. Pengurus bertanggungjawab menggunakan segala sumber dengan efisien untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

3. Pengurus juga tidak boleh lari daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan orang di bawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu mencerminkan prestasi pengurus berkenaan.

4. Pengurus mengimbangkan matlamat dan menetapkan prioriti seperti menjalankan kerja yang penting dahulu atau dengan serta-merta.

5. Pengurus mewujudkan matlamat, perancangan, dasar, dan mengimple-mentasikan strategi.

Aktiviti pengurusan berbeza mengikut tingkatan di dalam organisasi. Misalnya, pengurus atasan menggunakan kebanyakan masa mereka di dalam perancangan jangka panjang, perhubungan awam, membuat dasar serta menganalisis perkara-perkara yang berlaku di persekitaran luaran. Pengurus pertengahan atau penyelia sebaliknya memainkan peranan yang lebih di dalam penyelarasan dan pengawalan kerja pada peringkat operasi. Satu kenyataan yang harus kita terima ialah pengurus lebih berhadapan dengan faktor-faktor yang tidak dapat dikawal daripada faktor-faktor yang boleh dikawal. Misalnya, sumber selalunya terhad, kuasa yang diberikan terbatas, pihak atasan mengharapkan sesuatu yang mesti dicapai dan permintaan orang bawahan memerlukan pertimbangan. Oleh yang demikian, untuk membolehkan sesuatu perkara itu dilaksanakan, pengurus memerlukan kepakaran, keyakinan, dan mempunyai kesabaran.

1.6 PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

1.6.1 Tingkat Pengurusan

Sudah menjadi kebiasaan untuk membezakan kedudukan pengurus mengikut hierarki kuasa atau pangkat di dalam organisasi. Perbezaan ini dapat dilihat di dalam rajah 1.1 hierarki pengurusan.

Rajah 1.1. Hierarki pengurusan

1.6.2 Pengurus Atasan

Pengurus yang menduduki peringkat atasan ini terdiri daripada Ketua Eksekutif, Presiden atau Pengurus Besar yang menetapkan matlamat dan menentukan ia tercapai mengikut tujuan organisasi. Pengurus atasan ini juga meneliti perkembangan dan peluang yang berlaku di persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada perubahan yang berlaku.

1.6.3 Pengurus Pertengahan

Tugas pengurus pada peringkat ini, termasuklah menyelaras dan menyatupadukan aktiviti bahagian untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak atasan. Mereka pada peringkat ini terdiri daripada Pengurus Kawasan, Dekan Pusat Pengajian di universiti, Pengurus Personel dan lain-lain.

1.6.4 Pengurus Bawahan

Penyelia, Fomen, dan Ketua Kumpulan adalah antara mereka yang dimasukkan ke dalam kategori pengurus bawahan. Tugas mereka mengawasi pekerjaan harian di bahagian operasi seperti bahagian pengeluaran agar pengeluaran itu mengikut perancangan yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan pertengahan dan bawahan.

1.7 PERANAN PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

Apabila seseorang pengurus memasuki organisasi, tidak kira sama ada organisasi swasta atau kerajaan, ia diberikan autoriti rasmi dan juga pangkat untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab. Apabila pengurus itu mempunyai autoriti dan pangkat di dalam organisasi, misalnya sebagai seorang ketua jabatan atau ketua bagi keseluruhan organisasi, maka peranannya selain tugas rasmi, menjadi lebih kompleks lagi.

Henry Mintzberg membahagikan peranan pengurus kepada tiga bahagian:

1. Peranan sebagai penghubung atau orang perantaraan.

2. Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.

3. Peranan sebagai pembuat keputusan.

Rajah 1.2 di bawah ialah petikan daripada Henry Mintzberg, The manager's job: folklore and fact.

Rajah 1.2. Peranan pengurus

1.7.1 Peranan Penghubung Individu

Terdapat tiga peranan pengurus sebagai penghubung individu. Peranan-peranan ini datangnya terus daripada autoriti yang dipunyai oleh beliau.

1.7.1.1 Sebagai orang terpenting. Pertama ialah peranan sebagai orang terpenting. Oleh kerana pengurus itu mempunyai pangkat sebagai seorang ketua unit organisasi, maka beliau mestilah menjalankan tanggungjawab yang bersifat sosial. Sebagai contoh, seorang pengurus itu perlu menghadiri majlis perkahwinan kakitangan bawahannya atau seorang pengurus pemasaran melayani pelanggannya di majlis jamuan. Walaupun peranan ini tidak memerlukan keputusan penting diambil dan kadang-kadang dianggap biasa, tetapi ia penting demi untuk mengeratkan perhubungan dan rasa tanggungjawab sebagai seorang ketua yang dihormati.

1.7.1.2 Sebagai pemimpin. Oleh kerana pengurus itu bertanggungjawab kepada unit organisasi, maka ia bertanggungjawab ke atas kerja-kerja kakitangan unit tersebut. Setiap pengurus memainkan peranan sebagai

pemimpin yang mendorong dan menggalakkan pekerja untuk bekerja dan menentukan bahawa matlamat mereka itu sealiran dengan matlamat organisasi.

1.7.1.3 Sebagai pegawai perhubungan. Sebagai pegawai perhubungan, pengurus harus mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang perkembangan yang berlaku di luar organisasi. Perhubungan ini dapat dilakukan secara tidak rasmi atau secara persendirian tetapi mestilah berkesan.

1.7.2 Peranan Penyampai Maklumat

Oleh kerana pengurus itu adalah penghubung individu, maka ia dianggap sebagai nadi penting di dalam unitnya. Ia mungkin tidak mengetahui segala-galanya tetapi ia tentu mengetahui lebih daripada kakitangan lain hasil hubungannya dengan kakitangan di dalam dan pihak luar.

1.7.2.1 Sebagai pengawas. Sebagai pengawas, pengurus menjelajahi persekitaran untuk mendapatkan maklumat. Maklumat dapat diperolehi melalui perbualan, percakapan, dan secara spekulasi. Memandangkan pengurus itu berhubung dengan pihak lain, maka ia mempunyai kelebihan mengumpulkan maklumat untuk organisasi.

1.7.2.2 Sebagai penyampai. Pengurus mestilah berkongsi dan membaha-gikan maklumat yang diterima dari pihak luar. Sebagai penyampai, pengurus perlu memberikan sebahagian daripada maklumat yang diperolehi itu terus kepada kakitangan bawahannya yang tidak berpeluang mendapatkan maklumat tersebut. Apabila kaki-tangannya mempunyai kesukaran untuk berhubung dengan kakitangan yang lain, maka pengurus kadang kala hendaklah menghantarkan maklumat tersebut terus kepada kakitangan yang lain itu.

1.7.2.3 Sebagai jurucakap. Sebagai jurucakap, pengurus menghantarkan sebahagian maklumatnya kepada mereka yang di luar dari unitnya. Sebagai contoh, seorang penyelia pengeluaran di sebuah gedung mencadangkan kepada pihak pembekal supaya mengubah jadual bekalannya untuk memenuhi jadual pengeluaran gedungnya.

1.7.3 Peranan sebagai Pembuat Keputusan

Maklumat adalah bahan asas di dalam membuat keputusan. Pengurus memainkan peranan yang penting untuk membuat keputusan di unitnya. Dengan autoriti yang ada, pengurus dapat bertanggungjawab dan melibatkan diri di dalam sesuatu tindakan; dan sebagai nadi di dalam sebuah organisasi, pengurus harus mempunyai maklumat yang lengkap dan kemaskini untuk membuat keputusan tentang strategi unitnya.

Empat peranan yang menghuraikan pengurus sebagai pembuat keputusan adalah seperti berikut:

1.7.3.1 Sebagai usahawan. Sebagai usahawan, pengurus cuba membaiki unitnya dan menyesuaikannya dengan keadaan persekitaran yang berubah-ubah. Sebagai pengawas, pengurus hendaklah berada dalam keadaan berjaga-jaga untuk mendapatkan ilham baru. Apabila ilham yang baik didapati, beliau akan memulakan projek itu secara bersendiri dahulu atau beliau boleh mendelegasikan projek tersebut kepada kakitangannya. Sesuatu projek itu, melibatkan perkara seperti barangan baru, kempen perhubungan awam, peraliran dana yang kemaskini, penyusunan semula bahagian yang lemah, penyelesaian masalah imej di divisi luar negeri, menyatupadukan operasi komputer dan lain-lain.

1.7.3.2 Sebagai pengawal gangguan. Oleh kerana perubahan yang berlaku itu di luar kawalan pengurus, maka ia mestilah mengambil tindakan tertentu untuk mengelakkan keadaan daripada menjadi bertambah teruk dan tidak terkawal. Dalam kejadian seperti pelanggan utama telah ditimpa kebankrapan atau pembekal telah melanggar kontrak atau berlakunya mogok oleh pekerja, maka pengurus hendaklah menumpukan masanya untuk mengatasi masalah tersebut. Gangguan yang berlaku itu bukanlah disebabkan pengurus lemah dan tidak menghiraukan keadaan, tetapi juga kerana ia tidak dapat meneka akibat tindakan yang telah diambil, sekalipun ia seorang pengurus yang baik.

1.7.3.3 Sebagai pembahagi sumber. Peranan pembuat keputusan yang ketiga ialah sebagai pembahagi sumber. Pengurus bertanggungjawab untuk menentukan pihak yang akan mendapat sesuatu dan banyaknya. Sumber yang penting, pengurus itu harus memperuntukkan masanya kepada kakitangan supaya mereka dapat berhubung dengannya yang dianggap sebagai nadi dan pembuat keputusan. Pengurus juga bertanggungjawab dalam membentuk unit struktur, perhubungan rasmi dan menentukan cara sesuatu kerja itu dibahagikan dan diselaraskan. Pengurus juga meluluskan keputusan penting sebelum mengimplementasikannya. Dengan menetapkan kuasa ini, pengurus dapat menentukan bahawa keputusan yang dibuat itu mempunyai hubungan dengan perjalanan aktiviti dan fungsi-fungsi di dalam organisasi.

1.7.3.4 Sebagai perunding. Pengurus menghabiskan masa yang sewajarnya di dalam perundingan. Sebagai contoh, pengurus besar mengadakan perundingan dengan kesatuan sekerja atau pengurus jualan mengadakan perundingan kontrak dengan pembeli atau pengurus akan berunding dengan penyelia tentang isu-isu kerja dan lain-lain. Perundingan diibaratkan sebagai satu tugas penting memandangkan pengurus mempunyai autoriti dan maklumat yang cukup untuk mengadakan perundingan.

Kesepuluh peranan yang dibincangkan di atas amat susah untuk dipisahkan.

Rajah 1.3. Talian pengurus dengan sektor-sektor di dalam organisasi

1.8 KEMAHIRAN PENGURUS

Sebahagian besar masa seseorang pengurus itu digunakan untuk berkomunikasi, membuat keputusan, dan berinteraksi dengan orang lain. Sekiranya pengurus itu mencapai prestasi yang tinggi, ini bererti beliau telah berkesan melalui proses yang tersebut di atas. Dalam hal kebolehan seseorang pengurus itu, mereka yang tidak faham dengan pengertian kemahiran atau kebolehan menganggap bahawa kemahiran teknik dan kemahiran pengurusan sama. Padahal kedua-dua kemahiran itu dapat kita definisikan secara berasingan dan berbeza.

1.8.1 Kemahiran Teknik

Kemahiran teknik adalah kemahiran atau kebolehan yang khusus dalam sesuatu bidang. Contohnya, kemahiran dalam bidang kejuruteraan, pengeluaran, kewangan, dan pemasaran. Bidang-bidangnya memerlukan latihan sebelum dapat menjalankan pekerjaan.

1.8.2 Kemahiran Pengurusan

Kemahiran pengurusan atau kebolehan mengurus adalah berhubung dengan proses pengarahan, penyelarasan, atau pengawasan pekerjaan orang lain.

Kepentingan kemahiran teknik atau kemahiran pengurusan bergantung kepada tingkat pengurus itu berada dalam organisasi dan keadaan operasi yang dijalankan. Semakin rendah pangkat seseorang pengurus itu, semakin tinggi ia memerlukan kemahiran teknik untuk menjalankan tugas pada peringkat operasi.

Rajah 1.4. Hubungan antara kemahiran dengan pengurus

1.9 PENGURUSAN DAN PROSES PENGURUSAN

Pihak pengurusan ialah gabungan individu yang mengendalikan sesebuah organisasi. Secara akademik definisi seperti ini sangatlah terhad pengertiannya. Oleh kerana pengurusan itu bukannya individu atau sekumpulan individu, maka untuk tujuan kita, ia boleh didefinisikan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan penggunaan sumber untuk mencapai tujuan dan matlamat organisasi.

1.9.1 Empat Fungsi Pengurusan

Perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan merupakan empat fungsi asas pengurusan.

1.9.1.1 Perancangan. Sebelum organisasi itu menjalankan kegiatannya, ia mesti merancang, iaitu menentukan terlebih dahulu perkara yang hendak dicapai olehnya. Ini termasuklah menetapkan tujuan, objektif, strategi, program, projek, dan kerja yang akan dimainkan oleh organisasi.

1.9.1.2 Penyusunan. Di dalam penyusunan, sumber manusia dan bahan disusun, dan dibahagikan mengikut gabungan yang tepat bagi menentukan perancangan itu berjalan dan mencapai matlamatnya. Ini termasuklah menyusun tingkat kuasa, membahagikan unit-unit atau bahagian, serta memilih kakitangan untuk memenuhi jawatan yang diwujudkan.

1.9.1.3 Pengarahan. Pengarahan memberikan panduan, bimbingan, dan perangsang kepada tenaga pekerja untuk mencapai matlamat organisasi. Perkara yang dilakukan termasuklah memberi kepimpinan, dorongan, dan berkomunikasi di dalam organisasi.

1.9.1.4 Pengawalan. Pengawalan merujuk kepada langkah-langkah mengawasi prestasi, membandingkan keputusan dengan matlamat organisasi dan mengambil tindakan yang betul sekiranya berlaku kesisihan.
Bab-bab seterusnya akan membincangkan empat fungsi pengurusan dengan lebih mendalam.

1.10 PENGURUSAN SEBAGAI BIDANG SAINS ATAU SENI

Persoalan sama ada pengurusan itu dianggap sebagai satu bidang sains atau seni masih lagi pada peringkat perbincangan dan perdebatan. Gulick menyifatkan pengurusan itu hanya dapat diakui sebagai bidang sains apabila:

1. Teorinya berkeupayaan untuk memberi panduan dan memberitahu pengurus tentang sesuatu keputusan yang mesti diambil di dalam sesuatu keadaan.

2. Teorinya juga dapat menentukan akibat yang akan berlaku hasil tindakan pengurus.

Berdasarkan Gulick, kita boleh menyifatkan bahawa pengurusan itu satu seni kerana keputusan yang diambil oleh pengurus itu berdasarkan pandangan, pertimbangan, dan gerak hati pengurus itu sendiri dengan berpandukan maklumat yang terhad. Kita mengakui bahawa sebahagian aspek pengurusan ada mengandungi ciri-ciri saintifik tetapi pada keseluruhannya pengurusan kekal sebagai seni.

1.11 PENGURUS SEBAGAI PENGHUBUNG DI DALAM ORGANISASI

Pengurus yang berada di dalam tingkat pengurusan, sama ada pada peringkat penyeliaan atau sehingga ke peringkat atasan, memainkan peranan sebagai penghubung antara tingkat pengurusan (Rensis Likert, 1961). Menerusi pengurus bahagian (fungsi) yang mewakili bahagian masing-masing, perbincangan, perundingan, dan penyelarasan berhubung dengan tugas, dan tanggungjawab dapat diadakan. Sebarang maklumat dari peringkat bawahan dapat disalurkan ke peringkat atasan menerusi pengurus bahagian. Begitu juga perhubungan dan penyelarasan antara satu bahagian dengan bahagian yang lain tentang sesuatu perkara dapat dibuat dan diselaraskan pada peringkat pengurus bahagian.

Rajah 1.5. Pengurus sebagai penghubung di dalam organisasi

1.12 KECEKPAN, KEBERKESANAN, PRODUKTIVITI, DAN KUALITI

Kejayaan mengurus sesebuah organisasi boleh diukur dari aspek kecekapan, keberkesanan, produktiviti dan kualiti produk, dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh organisasi.

Kecekapan organisasi boleh diukur dari aspek kuantiti input yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan satu unit pengeluaran atau perkhidmatan. Contohnya, apabila organisasi berupaya menambahkan bilangan produk atau perkhidmatan dengan menggunakan kuantiti input yang sama atau kurang, organisasi tersebut dianggap telah meningkatkan kecekapannya. Kecekapan juga bermaksud apabila pengurus membuat tugasnya dengan betul.

Keberkesanan boleh diukur dari segi sama ada pengurus membuat kerja yang betul dan matlamat organisasi berjaya dicapai. Contohnya, organisasi disifatkan tidak berkesan apabila ia gagal mencapai matlamatnya disebabkan oleh pelaksanaan rancangan yang lemah atau kerana kegagalan pihak pengurusan meramal perubahan persekitaran organisasi dengan lebih tepat.

Produktiviti disifatkan sebagia nisbah output yang dikeluarkan dibandingkan dengan input (sumber) yang digunakan dalam proses pengeluaran produk atau perkhidmatan. Input dalam sistem pengeluaran termasuk: tanah, bahan, mesin, wang, masa, dan tenaga pekerja. Produktiviti pekerja boleh diukur dari segi bilangan produk yang dikeluar atau bilangan pelanggan yang diberi perkhidmatan dalam jangka masa yang tertentu. Manakala produktiviti pengurus atau penyelia boleh diukur dari segi kecekapannya menggunakan tenaga pekerja ke tahap paling optimum. Sekiranya pekerja tidak dapat menjalankan kerja dengan lebih cekap atau pekerja terpaksa menunggu atau memperlahankan kerja kerana kelemahan sistem penyusunan dan penugasan, pengurus yang bertanggungjawab disifatkan tidak cekap dan tidak berkesan. Organisasi yang produktif berupaya bersaing pada peringkat nasional dan antarabangsa. Contohnya,

organisasi yang menggunakan teknologi moden dan terkini boleh memperbaiki produktiviti kerana ia mampu mengeluarkan produk dan perkhidmatan baru dengan harga yang lebih kompetitif. Persaingan sengit, perubahan cita rasa pengguna serta peningkatan tahap pendidikan masyarakat, kekurangan tenaga pekerja dan kekurangan bekalan sumber pengeluaran menyebabkan organisasi memberi penuh perhatian kepada program peningkatan produktiviti dan kualiti.

Kualiti produk atau perkhidmatan boleh diukur dari segi kepuasan pengguna atau pelanggan. Kualiti produk atau perkhidmatan merangkumi aspek daya tarikan produk, pembungkusan, kesenian, dan kehalusan kerja (pertukangan), layanan, hubungan inter-peribadi dan komunikasi, perkhidmatan sokongan, dan perkhidmatan lepas jualan.

Sama ada sesebuah organisasi ini organisasi sektor awam atau swasta, perkhidmatan atau keluaran industri, produktiviti dan kualiti adalah faktor penting yang boleh memimpin daya saing dan daya maju organisasi.

1.13 RUMUSAN

Pengurusan adalah satu bidang yang luas, merangkumi bidang-bidang sains sosial seperti sosiologi, antropologi, sains politik, ekonomi, dan juga psikologi. Kemahiran di dalam pengurusan bukan sahaja diperolehi melalui bacaan dan kefahaman tentang konsep dan prinsip-prinsip yang telah dikemukakan di dalam buku-buku teks. Malahan kemahiran ini dapat diperolehi melalui pengalaman yang dialami oleh pihak pengurusan semasa menjalankan tugas.

Peranan pengurus bukan sahaja tertumpu kepada aspek pengawasan dan pengawalan kakitangan, bahkan ia juga merangkumi tugas yang tidak tercatat di dalam gambaran tugasnya seperti peranan sebagai penyampai maklumat atau sebagai pendorong kakitangan atau sebagai seorang pemimpin atau tokoh.

2.1 MAZHAB PENGURUSAN

Bidang pengurusan mempunyai sejarah perkembangan yang patut ditinjau supaya kita dapat memahami perbezaan dan perkaitan antara amalan pengurusan sekarang dan masa depan dengan pengurusan yang dialami pada abad yang lampau.

Untuk meninjau perkembangan pemikiran pengurusan, eloklah jika kita melihat dari tiga sudut mazhab pengurusan, iaitu klasik, perlakuan, dan sains pengurusan. Pendekatan kontingensi dan teori sistem yang berkembang pada tahun enam puluhan lahir daripada pengalaman pengurus, penyelidik, dan pakar runding.

Mazhab klasik pengurusan yang bermula pada awal abad ini telah diterima dan dipraktik oleh pengurus hingga ke hari ini. Dua cawangan mazhab klasik yang telah berkembang ialah pengurusan saintifik dan proses pengurusan.

Ahli-ahli fikir pengurusan saintifik terdiri daripada jurutera dan ahli sains, seperti Robert Owen (1771-1858), Charles Babbage (1772-1871), Frederick Taylor (1856-1915), Henry L. Gantt (1861-1919), dan Gilbreths (1868-1972).

Dengan kelahiran organisasi yang besar dan kompleks, pengurus menumpukan perhatian kepada cara untuk mengurus organisasi besar, termasuklah penyelarasan sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. Fungsi pengurusan seperti perancangan, penyusunan, pengarahan, dan pengawalan selalunya disebut sebagai proses pengurusan atau pengurusan organisasi.

Henri Fayol (1841-1925) yang digelar sebagai Bapak Pemikiran Pengurusan telah memberi sumbangan terhadap teori organisasi. Mazhab perlakuan menekankan proses psikologi dan sosiologi seperti sikap, dorongan, dan struktur kumpulan yang mempengaruhi prestasi pekerja. Ini bermakna, mazhab klasik memfokuskan pekerja di dalam pekerjaan tersebut.

Sains pengurusan menumpukan aspek kuantitatif di dalam pengurusan. Pendekatan kuantitatif yang telah diterima dengan meluas hasil perkembangan atau kemajuan komputer dapat menyelesaikan masalah yang kompleks.

Pendekatan kontingensi atau situasi menitikberatkan hubungan antara organisasi dengan persekitaran luaran dan dalaman. Pendekatan kontingensi ini memberi perhatian bahawa tidak terdapat satu cara pengurusan yang dianggap paling baik, malah pendekatan ini lebih mengutamakan penyesuaian, fleksibiliti, dan ketahanan organisasi untuk mencapai matlamatnya.

2.2 PENGURUSAN SAINTIFIK (1856-1915)

Pada awal abad kedua puluh, pengurusan saintifik muncul hasil keperluan untuk mempertingkatkan lagi kecekapan dan daya pengeluaran melalui penggunaan sumber manusia dan fizikal. Frederik Taylor, seorang jurutera mekanik dan pakar runding, telah membuat perhatian ke atas fungsi dan pergerakan setiap pekerja yang menjalankan tugas dan kemudiannya telah membuat analisis dan mereka bentuk semula tugas itu dengan efisien.

Frederick Taylor mengeluarkan prinsip pengurusan saintifik seperti berikut:

1. Penentuan pergerakan: Membina kaedah saintifik dengan menentukan pergerakan dan perjalanan kerja yang dijalankan supaya lebih efisien. Dengan penentuan ini, kerja dapat disiapkan dengan lebih cepat dan dengan peratusan atau kadar yang lebih tinggi.

2. Pengkhususan kerja: Frederick Taylor telah memikirkan tentang pentingnya seorang pakar di setiap bahagian. Misalnya, seorang fomen (sebagai ketua) dikehendaki bertanggungjawab di dalam bahagian pembaikan mesin, seorang di bahagian perjalanan mesin, seorang di bahagian pemeriksaan dan lain-lain. Dengan cara yang demikian, pekerja dapat memahirkan diri dalam bidang yang khusus.

3. Perancangan dan penjadualan yang rapi: Perancangan dan penjadualan aktiviti organisasi perlu untuk memastikan penggunaan sumber manusia dan bahan pada tempat dan masa yang sesuai.

4. Pemilihan dan pengambilan kakitangan yang rapi: Frederick Taylor percaya bahawa pemilihan dan pengambilan kakitangan perlu dibuat dengan teliti untuk menjamin kakitangan yang diambil itu dapat menjalankan tugas seperti yang dikehendaki. Di dalam proses pengambilan ini, ujian tertentu hendaklah diadakan untuk menguji kebolehan dan keupayaan seseorang itu. Proses pemilihan yang teliti berserta dengan program latihan tertentu dapat menjamin prestasi yang tinggi di dalam menjalankan tugas.

5. Insentif upah: Program upah yang diadakan bertujuan membayar upah mengikut jenis kerja yang dibuat. Ini bermakna program upah itu menyediakan kadar upah mengikut jenis kerja. Bonus melalui skim perangsang juga diberikan kepada pekerja yang dapat menyiapkan kerja lebih awal dari jangka masa yang ditetapkan.

2.2.1 Sumbangan Pengurusan Saintifik

Perkembangan prinsip pengurusan saintifik telah melahirkan beberapa orang penyumbang seperti, Gilbreths dan Gantt yang telah membuat kajian lanjut tentang pengawalan dan penjadualan, prinsip kecekapan, dan kesenangan bekerja.

2.3 PROSES PENGURUSAN

Pengurusan saintifik yang menumpukan terhadap pengeluaran yang efisien mempunyai skop yang terhad. Walaupun pengeluaran yang efisien itu penting, isu-isu yang berhubung dengan pengurusan organisasi secara menyeluruh juga tidak kurang pentingnya. Organisasi dan pengurusan organisasi telah menjadi bertambah kompleks jika dibandingkan dengan prinsip pengurusan saintifik yang memberi perhatian kepada kecekapan pengeluaran. Dari keadaan ini, lahirlah pemikiran yang disebut teori pentadbiran ke arah perkembangan fungsi-fungsi asas pengurusan.

2.4 HENRI FAYOL: PRINSIP DAN FUNGSI PENGURUSAN

Henri Fayol (1841-1925) seorang jurutera dan eksekutif Perancis, telah membuat tiga sumbangan penting di dalam teori pentadbiran. Beliau telah diberi gelaran "Bapa Pemikiran Pengurusan".

Pertama, Fayol telah membezakan antara kemahiran teknikal dengan kemahiran pengurusan. Keduanya, beliau telah mengenal pasti fungsi-fungsi pengurusan yang khusus dan ketiganya, beliau telah mencadangkan empat belas prinsip pengurusan.

2.4.1 Kemahiran Teknik dan Kemahiran Pengurusan

Fayol membahagikan pengurusan kepada enam kumpulan:

1. Teknik: Pengeluaran dan pembuatan.

2. Komersial: Pembelian, jualan dan pertukaran (pemasaran).

3. Kewangan: Penggunaan modal dengan optimum.

4. Keselamatan: Melindungi harta dan manusia.

5. Perakaunan: Kos, kunci kira-kira, statistik, mengira stok.

6. Mengurus: Perancangan, penyusunan, pengarahan, penyelarasan, dan kawalan.

2.4.2 Fungsi-fungsi Pengurusan

Fayol menghuraikan dengan lebih lanjut lagi tentang fungsi-fungsi pengurusan yang mengandungi perancangan, penyusunan, pengarahan, penyelarasan, dan pengawalan.

1. Perancangan: Perancangan meliputi aktiviti-aktiviti berhubung dengan ramalan tindakan yang akan diambil pada masa hadapan dan penentuan arah haluan organisasi agar ia dapat berkembang dan mencapai matlamat-matlamatnya.

2. Penyusunan : Fungsi ini berhubung dengan pembentukan struktur autoriti, tanggung-jawab dan tugas-tugas.

3. Pengarahan : Aktiviti ini berkaitan dengan pengarahan kakitangan bawahan, aspek-aspek komunikasi, perlakuan pengurusan, pemberian ganjaran dan penghukuman.

4. Penyelarasan : Fungsi penyelarasan berkaitan dengan aktiviti mengabungkan bahagian-bahagian untuk mewujudkan kerjasama bagi mencapai matlamat organisasi.

5. Pengawalan : Pengawalan ke atas perjalanan aktiviti organisasi itu penting agar ia tidak terpesong atau lari daripada dasar dan perancangan organisasi. Fungsi pengawalan ini juga meliputi penilaian pencapaian bahagian-bahagian dan organisasi keseluruhannya.

2.4.3 Prinsip-Prinsip Pengurusan

Fayol telah mencadangkan empat belas prinsip pengurusan yang dapat memberikan panduan kepada pengurus-pengurus tentang pengurusan sesebuah organisasi, tidak kira sama ada organisasi perindustrian, sosial, keagamaan, pertahanan atau kerajaan.

Empat belas prinsip pengurusan yang dikemukakan oleh Fayol adalah:

1. Pembahagian kerja : Pembahagian kerja dapat meningkatkan produktiviti kerana pekerja menjalankan tugas yang khusus dan dengan demikian mengurangkan beban dan tanggungjawab pekerja.

2. Autoriti : Fayol mentafsirkan autoriti sebagai hak untuk memberi arahan dan sebagai kuasa untuk menarik seseorang supaya menurut arahan itu.

3. Disiplin : Asas disiplin ialah menurut arahan dan prosedur serta menghormati per-setujuan yang telah dibuat di antara organisasi dan kakitangannya.

4. Satu perintah : Fayol percaya bahawa seseorang pekerja mesti menerima arahan-arahan daripada seorang ketua sahaja. Ini dapat mengelakkan daripada berlakunya kekeliruan dan konflik di dalam penerimaan dan pemberian arahan.

5. Satu arahan : Aktiviti yang mempunyai objektif yang sama hendaklah disatukan di dalam satu rancangan dan diurus oleh seorang ketua sahaja.

6. Mengutamakan kepentingan organisasi : Kepentingan organisasi hendaklah diutamakan daripada kepentingan peribadi atau individu. Objektif-objektif organisasi adalah paling penting daripada objektif individu.

7. Pembayaran upah : Pekerja mestilah dibayar dengan bayaran yang sewajarnya. Kerja-sama, sokongan dan ketaatan dapat diperolehi daripada pekerja yang diberi bayaran sewajar dengan perkhidmatan mereka.

8. Pemusatan : Walaupun pengurus bertanggungjawab sepenuhnya ke atas organisasi, kakitangan bawahan hendaklah juga diberi kuasa yang cukup untuk menjalankan tugas dengan efektif.

9. Rantai pemerintahan : Rantai pemerintahan ini menunjukkan hierarki autoriti bermula dari peringkat atasan hingga ke peringkat bawahan di dalam struktur organisasi. Rantai autoriti ini juga menunjukkan arah aliran komunikasi formal di dalam organisasi.

10. Susunan : Fayol menggunakan prinsip susunan material dan sumber manusia yang mana material dan manusia itu hendaklah ditempatkan di tempat yang betul mengikut masa yang tepat.

11. Keseimbangan : Pekerja hendaklah diberi layanan dan keadilan yang seimbang untuk melahirkan ketaatan mereka kepada organisasi.

12. Kestabilan personel : Firma yang berjaya mempunyai kumpulan pengurus yang stabil. Pihak pengurusan atasan hendaklah mengimplementasikan amalan yang menggalakkan penglibatan kakitangan kepada organisasi.

13. Inisiatif : Kakitangan hendaklah diberi kebebasan untuk memajukan dan mengim-plementasikan rancangan.

14. Kekitaan : Keharmonian di kalangan kakitangan mewujudkan perpaduan dan keteguh-an organisasi.

2.5 MAX WEBER

Max Weber, seorang ahli sosiologi German, menumpukan terhadap teori organisasi. Beliau berpendapat bahawa organisasi berstruktur yang dipanggil birokrasi merupakan yang paling baik. Komponen-komponen birokrasi itu adalah seperti berikut:

1. Pembahagian tenaga buruh.

2. Hierarki autoriti.

3. Sistem prosedur untuk menjalankan tugas.

4. Pemilihan kakitangan berdasarkan kelulusan teknik.

5. Pentadbir-pentadbir tertakluk kepada peraturan dan disiplin.

6. Hubungan di antara individu tidak terikat kepada perasaan hati.

Mengikut Weber, enam struktur yang disenaraikan di atas dapat mewujudkan kestabil-an dan kecekapan yang tinggi.

2.5.1 Sumbangan-Sumbangan Lain kepada Teori Pentadbiran

Ramai individu telah memberikan sumbangan mereka kepada teori organisasi berasaskan kepada fungsi-fungsi pengurusan yang dikemukakan pertama kali oleh Fayol. Di antara mereka yang berkenaan ialah seperti di dalam jadual 2.1.

2.6 PERGERAKAN PERHUBUNGAN MANUSIA

Sekumpulan penyelidik dari Harvard, yang diketuai oleh Elton Mayo telah menjalankan kajian tentang perlakuan manusia di kilang Hawthorne (Illinois) Western Electric dari tahun 1927-1932. Sejak itu penyelidikan ini dipanggil kajian Hawthorne.

Mayo dan rakan-rakannya telah dipanggil oleh Western Electric setelah kajian kesan cahaya lampu kepada produktiviti yang dijalankan oleh jurutera-jurutera syarikat itu memberi keputusan yang mengelirukan. Di dalam ujian pertama, dua kumpulan pekerja, iaitu kumpulan eksperimen dan kumpulan terkawal telah dibentuk. Di dalam kumpulan eksperimen, darjah atau tingkat cahaya lampu telah ditukar, manakala di dalam kumpulan terkawal pula, darjah cahaya lampu tidak diubah. Satu keputusan didapati bahawa kumpulan eksperimen telah meningkat produktivitinya sama ada darjah cahaya lampu itu diubah atau tidak. Di dalam kumpulan terkawal, produktiviti didapati meningkat walaupun tidak ada perubahan dalam tingkat cahaya lampu.

JADUAL 2.1

PENYUMBANG-PENYUMBANG TEORI ORGANISASI

Penyumbang Perancangan Penyusunan Pengawalan Lain-lain

Dale x x x Penstafan Inovasi

Davis x x x

Druker Menetapkan x Penilaian Motivasi objektif

Fayol x x x Pengarahan penyelarasan

Koontz

O' Donnel x x x Arahan penstafan

McFarland x x x

Terry x x x Penyelarasan arahan

Urwick x x x Ramalan penyelarasan arahan

Mayo telah menjalankan beberapa kajian lain beberapa tahun selepas itu untuk mengkaji keadaan di Western Electric. Penyelidikan telah dijalankan pada empat peringkat :

1. Eksperimen untuk menentukan kesan perubahan cahaya lampu ke atas produktiviti pekerja.

2. Eksperimen untuk menentukan kesan faktor-faktor kerja yang lain ke atas produktiviti pekerja. Faktor-faktor ini termasuklah kenaikan gaji, masa rehat yang panjang, jumlah hari dan minggu kerja yang pendek serta perubahan-perubahan lain di dalam keadaan bekerja.

3. Program temuduga kakitangan yang intensif untuk menentukan sikap pekerja.

4. Analisis faktor-faktor sosial lain.

Setelah membuat analisis yang mendalam, Mayo dan rakan-rakannya membuat kesimpulan bahawa perubahan produktiviti yang berlaku itu disebabkan oleh reaksi psikologi pekerja-pekerja yang mengambil bahagian di dalam kajian tersebut. Pekerja-pekerja itu merasa bangga bekerja secara berkumpulan dan dengan demikian telah mendorong mereka untuk meningkatkan taraf prestasi mereka. Perubahan di dalam gaya penyeliaan, iaitu daripada gaya pengarahan kepada gaya kefahaman terhadap pekerja juga telah menyebabkan peningkatan pretasi kumpulan.

Penyelidik-penyelidik dari Harvard telah mencadangkan bahawa cara atau bagaimana seseorang itu dilayan akan memberikan kesan yang tinggi ke atas prestasi. Di dalam kajian yang dijalankan itu, didapati reaksi pekerja bukan terhadap perubahan cahaya lampu tetapi kepada eksperimen dan penglibatan mereka. Fenomena ini dikenali sebagai Kesan Hawthorne atau Hawthorne Effect.

Mayo kemudian telah memberikan kesimpulan bahawa keadaan sosial semasa bekerja seperti kumpulan kerja tidak formal akan mempengaruhi produktiviti. Daripada kesimpulan ini, penyelidik-penyelidik mencadangkan bahawa pihak pengurusan mesti mengakui kepentingan kehendak pekerja terhadap pengiktirafan dan kepuasan sosial, iaitu satu pendekatan terhadap kepentingan sumber manusia di dalam organisasi. Dengan yang demikian program latihan untuk melatih penyelia-penyelia memahami cara kelompok dan individu berkelakuan, peningkatan di dalam proses pengambilan, penempatan dan sistem insentif telah mula diberi tumpuan dan kepentingan.

2.6.1 Chester Barnard (1886-1961)

Berdasarkan pengalaman dan pembacaan yang mendalam di bidang sosiologi dan psikologi, Chester Barnard membuat analisis tentang tugas-tugas eksekutif. Hasil daripada kerjanya itu, Chester Barnard telah menulis buku yang bertajuk The Functions of Executive.

Mengikut Barnard, organisasi ditubuhkan untuk mencapai matlamat-matlamat yang mungkin tidak dapat dicapai sekiranya dibuat secara perseorangan. "Usaha secara kerja-sama" ini menjadi asas kepada Barnard untuk mendefinisikan organisasi sebagai satu sistem yang menyelaraskan aktiviti-aktiviti dua orang atau lebih. Perkara yang paling penting ditekankan oleh Barnard ialah bahawa organisasi dapat bergerak dengan efisien dan dapat hidup hanya apabila matlamat organisasi dan matlamat atau keperluan individu yang menjalankan kerja itu seimbang. Barnard juga menunjukkan minat di dalam bidang motivasi, membuat keputusan, komunikasi dan kepentingan objektif.

2.6.2 Douglas McGregor : Teori X dan Teori Y

Di dalam penulisan The Human Side Of Enterprise , McGregor percaya bahawa terdapat dua perlakuan manusia yang membolehkan pihak pengurus mengawal, iaitu Teori X dan Teori Y.

Teori X mewakili pendekatan tradisional yang dicadangkan oleh Frederick Taylor (Prinsip-prinsip Pengurusan Saintifik). Teori Y pula memberi galakan terhadap peng-agihan kuasa kepada pekerja bawahan untuk membuat keputusan, usaha untuk membentuk kerja yang tidak rutin atau yang menimbulkan kebosanan, memperluaskan tanggungjawab pekerja, memperbaiki aliran komunikasi dan maklumat di dalam organisasi dan mengenal pasti bahawa pekerja didorong oleh kehendak-kehendak psikologi dan bukan hanya kepada wang.

2.7 GERAKAN PERLAKUAN

Di dalam 1950-an dan 1960-an, iaitu selepas kajian Hawthorne (1920-an dan awal 1930-an), ahli-ahli sains perlakuan, yang mempunyai latihan di dalam sains sosial seperti sains politik, psikologi, sosiologi dan antropologi mula membuat penyelidikan tentang isu-isu sumber manusia di dalam pengurusan. Hasil daripada penyelidikan mereka itu, bidang perlakuan organisasi telah ditemui.

Sebahagian daripada kesan-kesan kajian oleh ahli sains perlakuan ini ke atas pengurusan adalah seperti berikut :

1. Peranan pengurus lebih berorientasikan manusia.

2. Masalah pemberian insentif dan sumber motivasi telah diberi perhatian.

3. Kemahiran penyeliaan kakitangan termasuk kebolehan berkomunikasi dengan pekerja, membentuk kefahaman tentang orang lain dan keupayaan melahirkan perpaduan di kalangan pekerja.

4. Di dalam struktur organisasi, penekanan kepada autoriti dikurangkan. Keseimbangan kuasa telah diberi keutamaan.

5. Daya kepimpinan autokratik yang diamalkan telah berubah kepada gaya penyertaan

6. dan kebebasan pekerja.

JADUAL 2.2

ANGGAPAN TEORI X DAN TEORI Y

Teori X Teori Y

1. Kebanyakan manusia, semula 1. Penggunaan daya usaha fizikal jadinya tidak suka bekerja dan mental di dalam menjalandan akan cuba mengelakkan kan tugas disifatkan sebagai diri daripadanya. semula jadi.

2. Kerana sifat yang ada ini, 2. Kawalan luaran dan ugutan kebanyakan mereka mesti menghukum bukan merupakan dipaksa, dikawal, diarah satu cara supaya manusia dan diugut supaya mereka bekerja ke arah mencapai bekerja. objektif. Manusia akan berusaha untuk mencapai objektif yang diamanatkan.

3. Kebanyakan manusia suka diarah, 3. Kewajipan kepada objektif tidak mahu memegang tanggung- merupakan fungsi ganjaran jawab, mempunyai minat yang berdasarkan pencapaian. rendah dan mahukan jaminan.

4. Kebanyakan manusia mem- pelajari bukan sahaja untuk menerima tetapi juga untuk mencari tanggungjawab.

5. Keupayaan menggunakan imaginasi, kreativiti dan kemahiran untuk menyelesaikan masalah organisasi terdapat di merata-rata tempat.

6. Di dalam keadaan perindustrian moden, keupayaan intelek tidak digunakan dengan sepenuhnya.

7. Rekabentuk tugas berasaskan kehormatan manusia.

8. Organisasi disifatkan sebagai sistem sosial yang mewujudkan hubungan tidak formal di dalam kelompok kerja dan lebih bererti daripada peraturan formal organisasi.

9. Matlamat organisasi tidak lagi menumpukan terhadap keuntungan dan kecekapan semata-mata. Pencapaian maklumat sosial telah menjadi sebahagian daripada ukuran prestasi.

10. Peranan penyelia bukan sahaja mengawal operasi. Ia juga meliputi pengendalian konflik dan perubahan yang berlaku.

11. Penstafan dan pengarahan, bersama dengan organisasi tidak formal, telah mendapat perhatian di dalam teori pentadbiran. Sumbangan penyelidik-penyelidik perlakuan organisasi telah meluaskan lagi pengajian di dalam topik-topik motivasi, kepimpinan, kelompok dan kelakuan di antara kelompok dan rekabentuk kerja. Mereka yang terlibat di dalam pendekatan perlakuan organisasi termasuklah Abraham Maslow, Argyris dan McGregor.

2.8 PENDEKATAN KUANTITATIF (Sains Pengurusan)

Pendekatan sains pengurusan yang dikenali sebagai penyelidikan operasi di dalam Perang Dunia II, menggunakan kaedah-kaedah dan teknik-teknik kuantitatif seperti pemprograman linear, teori mainan (game theory), simulasi, teori kebarangkalian, teori keputusan statistik dan teori giliran (queing theory). Kaedah dan teknik ini digunakan untuk membuat keputusan tentang kedudukan inventori yang optimum, alternatif lokasi tapak, pembahagian sumber dan penjujukan perancangan.

2.9 TEORI SISTEM

Teori sistem melihat sesebuah organisasi sebagai satu sistem penuh (komponen) yang bekerjasama untuk mencapai objektif yang menyeluruh. Sistem ini mempunyai sistem-sistem kecil yang ada pertalian di antara satu sama lain.

Sistem boleh dibahagikan kepada dua, iaitu fizikal atau abstrak. Sistem abstrak ialah aturcara pendapat yang berkaitan atau saling bergantung secara teratur. Sistem fizikal ialah set elemen yang sama-sama beroperasi untuk mencapai objektif. Contoh-contoh sistem fizikal seperti sistem komputer yang mengandungi peralatan pemprosesan dan sistem perakaunan yang mengandungi rekod-rekod, prosedur, peralatan dan personel untuk merekodkan data dan menyediakan laporan.

Model utama sistem fizikal ialah input, proses dan output.

Input---------------Proses---------------Output

2.9.1 Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Sistem terbuka menukar maklumat, bahan-bahan dan tenaga dengan persekitaran. Sistem terbuka mempunyai bentuk dan struktur yang dapat diubahsuai atau ditukar untuk menye-suaikannya dengan perubahan yang berlaku di dalam persekitaran.

Sistem tertutup tidak menukar maklumat, material dan tenaga dengan persekitaran. Di dalam organisasi, sistem di dalam pemprosesan atau pembuatan dianggap sebagai sistem tertutup kerana pemprosesan dan pembuatan pengeluaran itu berjalan tanpa gangguan dan campur tangan pembekal, pelanggan dan orang-orang lain yang tidak berkenaan. Chester Barnard (1866-1961 ) dan A. Simon memberikan penekanan kepada organisasi formal dan sistem sosial.

2.10 PENDEKATAN KONTINGENSI

Pendekatan kontingensi lahir daripada pengalaman pengurus, penyelidik dan pakar runding. Mereka mendapati bahawa kaedah, teknik dan panduan yang dicadangkan oleh mazhab-mazhab pengurusan, iaitu klasik, perlakuan dan sains pengurusan tidak dapat digunakan dengan konsisten pada setiap situasi. Sebagai contoh, penggunaan pendekatan klasik telah mendatangkan prestasi yang tinggi di dalam satu situasi, tetapi tidak berjaya di dalam situasi yang lain. Begitu juga pekerja-pekerja di dalam satu kelompok dapat menerima pendekatan teori Y, tetapi pekerja- pekerja di dalam kelompok yang lain tidak dapat menerimanya. Oleh kerana itu pendekatan kontingensi mula muncul. Pendekatan kontingensi mencadangkan bahawa keberkesanan amalan-amalan pengurusan, gaya, teknik dan fungsi itu bergantung kepada situasi atau keadaan yang tertentu. Oleh kerana keadaan persekitaran organisasi dan manusia di dalam organisasi itu kompleks, kita tidak dapat menjawab dan menyelesaikan masalah dengan paling tepat dan berkesan.

Faktor-faktor penentu pendekatan kontingensi merupakan faktor-faktor yang mem-punyai hubungan dengan persekitaran dalaman dan persekitaran luaran. Faktor-faktor persekitaran dalaman termasuklah sumber-sumber dan had-had yang terdapat di dalam organisasi. Faktor-faktor persekitaran luaran pula meliputi faktor ekonomi, perundangan, sosial dan teknologi.

2.11 RUMUSAN

Ketiga-tiga mazhab klasik, perlakuan dan sains pengurusan telah memberi sumbangan kepada pengurus untuk memahami organisasi dan menguruskannya. Tiap-tiap mazhab telah memberikan pandangan yang berasingan tentang masalah dan peluang-peluang serta membentuk cara-cara untuk mengatasinya. Pendekatan sistem telah menekankan organisasi sebagai satu sistem dan mengandungi sistem-sistem kecil yang bekerjasama untuk mencapai matlamat organisasi. Pendekatan kontingensi telah menyentuh aspek situasi yang mempengaruhi keberkesanan dan kecekapan sesuatu tindakan.

Rajah 2.1 menunjukkan perkembangan teori pengurusan yang bermula daripada mazhab klasik hingga kepada pendekatan sistem dan pendekatan kontingensi.

1. Pendekatan Sistem dan Pendekatan Kontingensi

2. Pendekatan Pendekatan sains pengurusan perlakuan

3. Pengurusan Teori-teori saintifik organisasi

4. Mazhab klasik

Rajah 2.1. Perkembangan teori-teori pengurusan

JADUAL 2.3

PERKEMBANGAN TEORI-TEORI PENGURUSAN MENGIKUT TAHUN DAN MAZHAB PENDEKATAN

Teori-teori pengurusan Contoh

1. Mazhab klasik(1900-1927) (a) Pengurusan saintifik - Frederick Taylor.

(b) Proses pengurusan - Henri Fayol.

(c) Birokrasi - Max Weber.

2. Perhubungan manusia (1925-1950) (a) Kajian Hawthore - Elton Mayo.

3. Mazhab perlakuan (1950-1960) (a) Tingkat keinginan - Abraham Maslow.

(b) Teori X dan Teori Y - McGregor.

4. Pendekatan kuantitatif (1950-1960) (a) Sains pengurusan. (b) Penyelidikan operasi.

5. Teori moden (1960-an) (a) Pendekatan sistem - Chester Barnard.(b) Pendekatan kontingensi.